Lebens- und Arbeitswelt 4.0 - Strukturiertes Arbeiten.

Lebens- und Arbeitswelt 4.0 – Strukturiertes Arbeiten.

Die letzten zwei Monate meines Lebens waren alles andere als geordnet und routiniert. Anfang Juni stand es für Alex und mich fest, wir wandern aus… nach Zypern! Wir hatten genau 3 Wochen Zeit, um unseren gesamten Haushalt aufzulösen, einen neuen Mieter für die Wohnung zu finden, die Umzugspakete zu verschicken, sich von der Familie und Freunden zu verabschieden…Wir hatten in den weiteren 3 Wochen die neue Wohnung möbliert, ein Auto besorgt, das Internet aktiviert, die ersten Schritte zu Firmengründung gemacht, uvm…

Es wäre eine Lüge zu behaupten, dass wir in dieser Zeit genauso viel an unseren Projekten gearbeitet haben, wie an einem ganz normalen Arbeitstag. Aber auch wenn es manchmal nur eine Stunde am Tag war, war es immer eine produktive Stunde.

Und die Produktivität in so einer hektischen Zeit nicht zu verlieren, war nur durch eines möglich – durch strukturiertes Arbeiten.

Strukturiertes Arbeiten – Voraussetzungen:

Wenn du Großes erreichen willst, musst du in dein Vorhaben viel Arbeit hineinstecken. Und um diese Arbeit, mit allen ihren Herausforderungen, auf täglicher Basis bewältigen zu können, brauchst du einen „starken Kopf„.

Was braucht man aber, um sich dieses starke „Mindset-Korsett“ aufzubauen?

1.Eigenverantwortung.

Ziele erreichen ist nur dann möglich, wenn du dich selbst als die dafür verantwortliche Person siehst. Rede dich nicht auf andere oder auf unglückliche Umstände aus. Nimm dein Leben selbst in die Hand!

Wenn du es zulässt, findet sich leider immer etwas, was dich vor der eigentlichen Aufgabe ablenken wird. Die Wäsche muss jetzt einfach gewaschen werden, etwas „ganz wichtiges“ muss jetzt unbedingt besprochen werden, ein morgendlicher Streit, statt auf die Seite gelegt zu werden, senkt die Konzentration den ganzen weiteren Tag…

Die Wahrheit ist aber, (fast) alles kann warten, bis du mit deinen Aufgaben, die du dir für den heutigen Tag vorgenommen hast, fertig bist.

„Wer will, findet Möglichkeiten. Wer nicht will, findet Gründe…“

Eigenverantwortung für dein eigenes Leben, dein eigenes Glück und deinen eigenen Erfolg zu übernehmen, ist die Voraussetzung Nr.1, um überhaupt mit strukturiertem Arbeiten anfangen zu können!

2.Motivation.

Wie mein Lieblings-Professor auf der Uni mal gesagt hat:

„Vernunft alleine ist kein Antrieb.“

Nur zu wissen, dass man etwas machen sollte, reicht noch lange nicht aus, um täglich motiviert und voller Elan dies auch zu tun.

Um das gewünschte zu erreichen und vor allem, um die dafür notwendige Arbeit hineinstecken zu können, brauchst du einen richtig starken Antrieb. Dieser Antrieb muss etwas sein, was du so sehr haben, machen oder erreichen willst, dass du auch bereit bist, dafür echt viel zu arbeiten!

So wie ich jetzt zB. immer daran denke, dass ich so viel wie nur möglich am Meer sein möchte und so viel wie nur möglich reisen will. Das lässt mich an meinen täglichen Aufgaben für KraftFabrik dranbleiben. Egal wie müde ich gerade bin oder wie sehr ich lieber ein Eis, auf der Promenade spazierend, essen gehen würde…

So ein persönliches Power Mantra ist notwendig, um in Zeiten von Zweifel, Müdigkeit und Demotivation trotzdem weiterzumachen. Mit einer entsprechend starken Vision ist das dranbleiben an eigenen Zielen und tägliches strukturiertes Arbeiten um einiges einfacher.

3.Smarte Planung.

Zu smarter Planung gehört so einiges dazu…

Als aller erstes musst du herausfinden:

• Was willst du?

Es klingt zwar banal, ist es aber nicht. Mit der Suche nach dem, was wir wirklich wollen, sind wir unser Leben lang beschäftigt. Es ist nichts was einmal erledigt und von der Liste abgehakt wird. Es ist ein lebenslanger und besonders wichtiger Prozess. Denn:

„Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“ – Laotse

Sobald du deine Wünsche und Träume kennst, lautet der nächste Schritt:

• Prioritäten setzen.

Niemand kann alles auf einmal machen. Und Versuche sich allem gleichzeitig zu widmen, führen nur zu einem Haufen angefangener, aber nie fertiggestellter Projekte und in weiterer Folge zu Frustrationen und Unzufriedenheit. Mehr dazu findest du im kommenden Beitrag.

Erst wenn du deine Prioritäten gesetzt hast, kommst du zu dem dritten Schritt:

• Ziele setzen und erreichen!

Jetzt, wo du dich entschieden hast, was deine wichtigsten großen Ziele sind, zerlegst du diese in kleinere Schritte. Du definierst deine Milestones und legst Woche für Woche bei deiner persönlichen Redaktionssitzung neue Aufgaben, die dich deinen Zielen näherbringen, fest.

Das was dich aber dann schlussendlich, nach der smarten Planung, dem Erreichen deiner Ziele näherbringt, ist das tägliche TUN.

Strukturiertes Arbeiten – Tägliches Tun:

Eine klare Struktur ist notwendig, um täglich selbstdiszipliniert voranzuschreiten, die natürlichen Motivationstiefs zu überwinden und eigene Ziele, eines nach dem anderen, zu erreichen.

Worauf baut also tägliches strukturiertes Arbeiten auf?

1.Der Tagesanfang:

Jeder von uns kennt das Gefühl „mit dem linken Fuß“ aufgestanden zu sein…

Oft wissen wir zwar gar nicht warum wir so schlecht aufgestanden sind, aber wenn das passiert, ist meistens auch der ganze weitere „zum Vergessen“. So wie der erste Eindruck von einem Menschen lange nicht wegzudenken ist, so bestimmt der Anfang des Tages oft seinen ganzen weiteren Ablauf.

„Es geht nicht darum, wann du aufstehst. Es geht darum, wie du aufstehst.“

Was ist also die perfekte Morgenroutine, fragst du? Schlussendlich muss das jeder für sich selbst ausprobieren und entscheiden.

Für einen starken Anfang des Tages gibt es dennoch zwei wichtige Prinzipien:

• Nimm dir Zeit für dich.

Komme schon am Anfang des Tages „auf deine eigenen Kosten“. Ob das für dich ein sportliches Training, deine Lieblingszeitung lesen, Journal schreiben, meditieren oder einfach genüsslich deinen Kaffee trinken, bedeutet – mache etwas nur für dich!

• Wisse, warum du aufstehst!

Wenn du:

  • schon am Abend davor die Ziele und Aufgaben für den kommenden Tag definiert hast,
  • dein Power Mantra kennst und weißt, warum du überhaupt diese allen Sachen machen willst,

dann stehst du um einiges leichter und vor allem voller Energie auf.

Dann stellt sich die Frage – warum soll ich eigentlich nicht noch eine halbe Stunde länger im Bett rumliegen? – gar nicht mehr. Du weißt nämlich:

  • warum du aufstehen möchtest

und vor allem

  • womit du deinen Tag anfängst!

2.Der Tagesabschluss:

Genauso wie es wichtig ist den Tag stark anzufangen, so unentbehrlich ist es auch den Tag richtig abzuschließen.

„Erfolgreiche Menschen machen Schluss!“

Erfolgreiche Menschen arbeiten nicht ungeplant bis zum Umfallen.

Die Zeit, die du dir am Abend für dich selbst, für deine Freunde und deine Familie oder für deine Hobbys nimmst… Die Zeit, die du dir am Abend zu Entspannung und Beruhigung deines Kopfes und deiner Augen nimmst… Diese Zeit ist für deinen erholsamen Schlaf und deine emotionelle Ausgeglichenheit essenziell.

Und der stärkende Schlaf und die innere Ruhe sind es, die dafür sorgen, dass dein Kopf tagsüber auf Hochtouren, intensiv, konzentriert, fokussiert, strukturiert und produktiv arbeiten kann!

Bestimme also schon bei deiner Tagesplanung, wann du Schluss machst und halte dich auch daran! Mache einen Schlussstrich auf deiner ToDo Liste, definiere deine Aufgaben für den nächsten Tag und statt fernzusehen, schreibe dein Journal kurz vorm Schlafen gehen.

3. Dein tägliches TUN – die ToDo-Liste:

Um deine Ziele zu erreichen, musst du deine Ziele kennen. Und genauso:

Um täglich das zu machen, was dich deinen Zielen näherbringt, musst du deine ToDo´s, kennen!

Die ToDo Listen treiben irgendwie viele Menschen in den Wahnsinn. Sie sind endlos lang, wachsen ständig weiter und man weiß nie, wo man anfangen soll… Das muss aber nicht so sein!

Wenn du;

  • deine Milestones definiert hast,
  • während deiner wöchentlichen Redaktionssitzung deine Aufgaben für die kommende Woche festgelegt hast,

hast du ja schon deinen Plan gemacht. Du brauchst keine unendlich lange ToDo Liste, auf der alles steht. ALLE Milestones und Aufgaben sind bereits in dem Planungstool deiner Wahl (Notizbuch, Kalender, Asana…) aufgeschrieben.

• Eine ToDo Liste ist eine einfache, tägliche Liste!

Und damit sie funktioniert, gibt es eigentlich nur drei einfache Regel:

  • Definiere deine Aufgaben für den kommenden Tag schon am Abend davor
  • Definiere die eine wichtigste Aufgabe für den kommenden Tag und fange deinen Arbeitstag auch mit dieser Aufgabe an!
  • Schreibe deine tägliche ToDo Liste jeden Tag neu.

So funktioniert deine ToDo Liste auch zu 100%!!!

Es gibt allerdings noch eine Herausforderung, vor der wir beim Schreiben der ToDo Liste stehen – die realistische Planung. Die meisten von uns werden dazu tendieren, sich mehr vorzunehmen, als an einem Tag machbar ist.

Was dabei eine großartige Hilfe leistet, ist sich einmal einen richtigen Tagesplan zu machen. Wie genau und warum das so gut funktioniert, beschreibe ich einem weiteren Beitrag. Einen Tagesplan zu machen, ist auf jeden Fall eine super Übung, die bei mir Wunder geleistet hat.

4.Dein tägliches Tun – die ToDo`s-Verteilung:

Eine ToDo Liste zu schreiben, ermöglicht dir tatsächlich ein richtig gutes, strukturiertes Arbeiten. Damit du aber auch noch fokussiert, konzentriert und effektiv deine Aufgaben erledigst, ist die Verteilung bestimmter Aufgaben im Laufe des Tages besonders wichtig.

• Erledige die wichtigste Aufgabe zuallererst.

Am Anfang des Tages hast du die meiste Energie und eine noch nicht ausgeschöpfte Kapazität Entscheidungen zu treffen. Die wichtigste Aufgabe des Tages ist oft die schwierigste oder die, die dich am meisten Kraft kostet. Deswegen solltest du diese auch dann erledigen, wenn du noch am stärksten bist.

Ein zusätzlicher Bonus ist:

Wenn du die wichtigste Aufgabe des Tages erledigt hast, bist du voller Freude.

Und diese Erfolgsgefühle geben dir einen richtig starken Push und Motivation, um weiterzumachen.

• Arbeite in „Power Sessions“.

Durchgehend mehrere Stunden hintereinander zu arbeiten führt nur dazu, dass deine Konzentration und Effektivität sukzessive sinkt. Wir tendieren alle dazu uns in unnötigen Details zu verlieren. Und je länger wir pausenlos arbeiten, desto mehr Fehler machen wir.

Arbeite in kurzen, dafür aber intensiven „Power Session“! Und mache nach jeder Power Session eine Pause. Dein Körper und dein Kopf brauchen Erholung und Abstand.

Wie lange deine „Power Sessions“ dauern und wie viele du täglich machst, musst du für dich selbst bestimmen. Wie ich mit den „Power Sessions“ arbeiten, liest du in dem Beitrag über die Tagesplanung.

• Berücksichtige die verschiedenen Energielevels im Laufe des Tages.

Die Circadianen Rhythmen, aber auch die individuellen Umstände und Vorlieben, haben auf deine Energielevels im Laufe des Tages einen großen Einfluss. Und diese solltest du bei der Verteilung deiner täglichen ToDo`s unbedingt berücksichtigen.

Genauso, wie du deine wichtigste Aufgabe am Anfang des Tages erledigst, genauso solltest du darauf schauen, alle weiteren Aufgaben entsprechend deiner Energielevels zu verteilen.

Im Regelfall sinkt nämlich unsere Konzentration und Entscheidungsfähigkeit im Laufe des Tages. Daher ist es auch gut die kreativen, anstrengenden und herausfordernden Aufgaben noch vor der Mittagspause zu erledigen.

Nachher kommt meistens ein kleiner Energietief. Dann ist es gut wiederum weniger anstrengende oder Routine-Arbeiten, wie Emails beantworten, Daten in eine Tabelle einfüllen oder telefonieren, zu erledigen. Am späten Nachmittag kommt dafür oft noch einmal eine kurze kreative Phase.

Und zusätzlich gibt es viele Möglichkeiten seine geistigen Fähigkeiten auch zwischendurch wieder auf Hochtouren zu bringen, wie zB. durch Meditation oder Power Napping. Das wichtigste dabei ist:

Immer auf sich selbst zu hören und sich selbst kennenzulernen.

Strukturiertes Arbeiten – fokussiert und produktiv durch den Tag.

Strukturiertes Arbeiten ist genau das, was gegen einen schwachen Fokus und mangelnde Konzentration hilft.

Wenn du darauf achtest:

  • Deinen Tag gut anzufangen und immer etwas für dich selbst zu tun,
  • Deine Aufgaben schon am Abend davor für den kommenden Tag zu definieren,
  • Deine ToDo Liste täglich zu aktualisieren,
  • Deine täglichen Aufgaben stimmend mit deinem individuellen Rhythmus zu verteilen,
  • In „Power Sessions“ zu arbeiten und Pausen einzuhalten,
  • Deinen Tag abzuschließen,

wirst du dauerhaft fokussiert, konzentriert und produktiv an deinen ToDo`s täglich dranbleiben können. Du wirst deine Ziele Schritt für Schritt, einen nach dem anderen, erreichen!

Und all das in den eigenen Alltag einzupflegen, funktioniert am besten mit Hilfe von starken Gewohnheiten.

Und wofür eigentlich der ganze Aufwand?

Die Lebens- und Arbeitswelt 4.0 eröffnet uns wunderbare Möglichkeiten. Sie bringt aber gleichzeitig auch einige Herausforderungen mit sich, u.a. neue Arbeitsweisen.

Arbeitsweisen, die uns viele Freiheiten uns Selbstbestimmung ermöglichen, gleichzeitig aber Selbstverantwortung im großen Stil fordern. Selbstständigkeit und strukturiertes Arbeiten gehen in dieser Welt Hand in Hand.

Strukturiertes Arbeiten ist neben lebenslangem Lernen, Kommunikation, Flexibilität und Selbstkompetenz, die Fähigkeit, die du beherrschen musst, um das autonome, selbstständige Arbeiten zu meistern.

Strukturiertes Arbeiten bedeutet zwar (anfänglich) mehr Überlegung, Planung, Organisation und Konsequenz. Dauerhaft bringt es allerdings nachhaltige Erfolge, Balance, Zufriedenheit und Erfüllung im Leben.

Die Entscheidung liegt bei dir!

Alles Liebe,

Deine Natalia

About the Author Natalia Dziadus-Hammerschmied

Am liebsten schmiede ich neue Pläne: eines Office-Buildings, einer Marketingstrategie, eines Websitekonzepts... Dabei lerne ich ständig Neues und diese Herausforderungen machen mich lebendig! In der Zwischenzeit schreibe ich darüber, wie sich mein Leben dadurch verändert und wie mich das glücklich macht :)

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